Rendezvényszervezés

A rendezvény céljait megbeszéltétek. Az időpontokról is megegyeztetek. A következő fontos lépés a büdzsé. Ez adja majd a keretet a döntéseitekhez. Minden fix és változó költséget tartalmaznia kell és az esemény egésze alatt figyelembe kell venni. Kiszámolása hosszú munka és többszöri átbeszélést igényel. Ellenőrizni és frissíteni kell ahogy a szervezés előrehalad nehogy meglepetések érjenek a rendezvény alatt vagy után.

Rendezvényt létrehozni rendkívüli fontosságú amennyiben tudósítást szeretnénk róla látni, hallani. A média, különösen a televízió azonban ritkán tudósít olyan rendezvényről ami csak egy bizonyos csoport  gondolatairól, nézeteiről vagy véleményéről szól.
Egy kis kreativitásal azonban lehetőség van arra, hogy egy gondolatot vagy véleményt média eseménnyé tegyünk.

Ellenőrizz mindent kétszer
Egy héttel a rendezvény előtt újra ellenőrizz le mindent, a résztvevőktől a beszállítókig. Készíts egy tervet arra az esetre is ha valami hiba csúszik a számításokba. Hasznos lehet mások tapasztalatait is meghallgatni.

Az elmúlt években az e-mailek illetve a webnek köszönhetően könnyebben el tudunk jutni bárkihez mint eddig valaha. Mivel egyre több ember használja az internetet információszerzés céljából, fontos, hogy mi se hagyjuk figyelmen kívül ezt a médiumot amikor egy közelgő eseményről akarunk tájékoztatni.

Néhány tipp hogyan legyünk aktívabbak, élvezzük jobban a rendezvényeket, összejöveteleket.

A legtöbbünknek egy rendezvény megszervezése nagy kihívás. Először is meg kell értenünk mi is a rendezvény célja, ki a célközönség és hogyan tudjuk hozzájuk eljuttatni az üzenetet. Gyakran akik tájékoztatnak pontosan tudják milyen rendezvényt akarnak, azonban vannak olyan esetek is amikor nem biztosak benne és tőled várnak útbaigazítást. Íme 8 tanács arról mire vigyázz és mit kerülj el a rendezvény megtervezésekor.

Voltál már olyan rendezvényen ahol szörnyű volt az étel? Túl zsíros, hideg vagy íztelen, esetleg a kiszolgálás volt iszonyú lassú? Könnyen elkerülheted ezeket a problémkat ha profi és megbízható vendéglátókkal szerződsz és megszívleled az alábbi tanácsokat:

1. Kiállítóasztal választásakor célszerű a sarki (2 nyitott oldal), vagy a sorvégi (3 nyitott oldal), esetleg egy teljesen nyitott (4 nyitott oldal) megoldást választani a maximális észrevehetőség elérése céljából.

2. Próbáljuk standunkat a főáramlatba helyezni, a bejárat/ kijárat közelébe, vagy nem messze  a büfétől.

3. Általában négyzetméterre lebontva fizetünk, így hasznosabb, ha olyan asztalt kölcsönzünk ami szélesebb a mélységénél.

1. Amit mindenképpen tartalmaznia kell:

Helyszín bérleti díja
Étel, ital
Alkalmazottak
Kölcsönzések
Produkció (színpad, világítás, hangtechnika, audió-vizuális berendezések)
Szállítási és felállítási költségek
Dekoráció

A megfelelő ember sokat hozzáad egy rendezvény színvonalához és végsősoron céged hírnevét öregbíti. A nem megfelelő műsorvezető viszont idő és pénzpocsékolás, és sokat is árthat majdani rendezvényednek, és nem utolsó sorban a megítélésednek.

Hogyan is válasszuk ki a legmegfelelőbb műsorvezetőt?

Sok ügyfél és vendég számára a nap fénypontja egy finom étel és egy jó bor. A lehető legrosszabb amit egy rendezvényszervező tehet, ha nem foglalkozik a borkínálattal. Egy olcsó, rossz minőségű bor tönkreteheti a vendégek hangulatát és a rendezvény megítélésének is árthat. Figyelmesen válasszunk borokat!

Akármi is legyen az alkalom, üzleti megbeszélés, szerződéskötés vagy a egy kedves gesztus a leendő főnököd részéről, ne feledd, ilyenkor  mindenki árgus szemekkel figyel.

- Vizespoharad a jobboldaladon található.
- A baloldaladon lévő kenyerestál a tiéd.
- Tégy egy kis vajat a kenyerestáladra. Törj le egy falatnyit a kenyeredből és arra kend a vajat. Egyszerre egy darabkát tégy a szádba.

- Üzleti rendezvényen ne beszélj teli szájjal. Egyrészt nehéz megérteni mit is akarsz mondani, másrészt nem szép látvány.
- Becsukott szájjal rágd meg az ételt.
- Ne rendelj olyan ételt amit nehéz és körülményes megenni. Zavarni fog hogy egyfolytában a ruhádra kell ügyelned és mondjuk egy a ketchupos száj nem túl szép látvány, nem gondolod?

A rendezvenyszervezes.blogter.hu Rendezvényszervező Blog célja útmutatást adni a sikeres rendezvények megszervezéséhez, lebonyolításához.